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Zur Zeit haben wir 2 Stellen offen 

 

Wir stellen ein! Unterstütze die Entstehung der re:publica als Office Manager *in (m/w/nb)  

30 Stunden pro Woche // unbefristet

Wir suchen ab sofort eine*n Office Manager*in Teilzeit mit Begeisterung für Themen rund um das Web & die digitale Gesellschaft. Gestalte die re:publica mit und werde Teil eines engagierten Teams.  

Über uns

Die re:publica ist die größte Konferenz zu den Themen Internet und digitale Gesellschaft in Europa. Hier treffen Blogger*innen auf Politiker*innen; Wissenschaftler*innen auf Unternehmer*innen, Künstler*innen auf Aktivist*innen. Die nächste re:publica Berlin findet vom 6. - 8. Mai 2019 statt. Zudem wird die re:publica Ende des Jahres auf afrikanischem Boden in Ghanas Hauptstadt Accra Premiere feiern und als strategischer Partner des Deutschlandjahres USA fünf Events in Amerika veranstalten.

Das erwartet dich bei uns

Als Office Manager*in bist Du direkt der Geschäftsführung zugeordnet und erste Ansprechperson für Geschäftspartner sowie Kunden. Du bildest als Assistent/in das Bindeglied zwischen allen Abteilungen und übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben. Darunter fallen zum Beispiel:

  • Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation bei anfallenden administrativen Tätigkeiten für das Tagesgeschäft (u. a. Vertragsverwaltung, Rechnungsprüfung, Bestellungen von Büromaterialien und Verbrauchsgütern)
  • Schnittstelle für telefonische und schriftliche Kundenanliegen aus dem In- und Ausland in Deutsch und Englisch
  • Empfangsmanagement: kompetenter Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner, Mitarbeiter und Dienstleister
  • Unterstützung im On-Change-Off-Boardingprozess von Mitarbeitern

 

Deine Aufgaben

  • Buchhaltung//Controlling
    • Überarbeitung des bestehenden Workflows zur Angebots- und Rechnungserstellung
    • Angebotserstellung
    • Rechnungserstellung plus Versand
    • Überprüfung Rechnungseingang -> Meldung an Leitung
  • Reisebuchungen (Team -> CEO// Director)
    • Reisekosten-abrechnungen
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost 
  • Terminkoordination & Raumbuchungen übergreifender Termine CEO/ Director // Vorstellungsgespräche 
  • Telefon- und E-Mail-Zentrale - Info-Service// Info@ //jobs@
  • Personal Ansprechpartner*in in On- und Off-Boarding-Prozessen neuer/ ausscheidender Mitarbeiter*innen
    • Vorbereitung in Zusammenarbeit mit Personalabteilung (Versand und Entgegennahme vertragsrelevanter Unterlagen)
    • Kommunikation mit IT-Abteilung zur Einrichtung neuer E-Mail-Adressen und sämtlicher Zugänge
      • Server
      • Website
      • Projektmanagement-Tool
      • Telefonie
      • Pflege interner Mailing-Listen
    • Verwaltung Zugriffsrechte Server
  • Vorbereitung und Durchführung von Team-Events
    • Workshops
    • Jour Fixes
  • Erstellung und Versand von Agenden /Protokolle übergreifender Team-Meetings
  • Organisation des jährlichen temporären Umzugs aus dem Office Berlin zur STATION Berlin während des Produktionszeitraumes zur re:publica Berlin (Ende April-Anfang Mai)
  • allgemeine Bürotätigkeiten
  • Büromittel-Bestellung
  • Nice2have: rudimentäre Steuerfachliche Kenntnisse

 

Aufgaben während der Durchführung der re:publica Berlin

  • Schnittstelle zur Buchhaltung im Office
    • Rechnungsüberprüfung
    • Kurierdienste
  • Verantwortlich im Produktionsbüro (in STATION Berlin) für 
    • Verteilung und Aufladung der Funkgeräte
    • Schlüsselwart
    • Büromittel-Verwaltung
    • Telefonzentrale
    • Kurzfristige Bestellungen// Koordination von Kuriereingängen an jeweilige Mitarbeiter*innen

 

Dein Profil

  • Du studierst Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik oder Betriebswirtschaftslehre oder hast eine abgeschlossenes kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung oder bereits nachweisbare Erfahrung im Office-Management
  • Erste oder weiterführende Berufserfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder Assistenz
  • Du hast eine sehr hohe Internet-affinität und großes Interesse an Online-Lösungen
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse
  • Gute MS-Office Kenntnisse
  • Du bist kommunikationsstark, diskret sowie zuverlässig und professionell freundlich
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit klar zu priorisieren
  • Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, ein hohes Maß an Eigeninitiative und eine "Hands-on-Mentalität" zeichnen dich aus
  • Deine selbstständige, strukturierte sowie detail- und ergebnisorientierte Arbeitsweise zeichnen Dich aus
  • Du hast eine schnelle Auffassungsgabe und bringst eine große Portion Teamgeist mit
  • Du bist emphatisch und wenn das Team glücklich ist, bist Du es auch

 

Das bieten wir dir

  • Eine ausgesprochen vielseitige und spannende Herausforderung mit viel Gestaltungsspielraum 
  • Ein wachsendes, innovatives Umfeld mit einer offenen und informellen Unternehmenskultur
  • Flexible Arbeitszeiten in der lockeren Umgebung 
  • Schönes nagelneues Büro in Schöneberg

 

Wir suchen eine Kolleg*in in Teilzeit. Wenn du mehr erfahren möchtest oder interessiert bist, schick uns deine Fragen oder gleich deine Bewerbung mit Lebenslauf sowie ein kurzes Anschreiben bis zum 11. Oktober 2018  an Isabelle (jobs at re-publica.com). Wir bitten auf Angaben wie Alter, Familienstand sowie Bewerbungsfotos zu verzichten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!


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We're hiring! Werde Teil der re:publica – Assistenz der Programmleitung

Teilzeit // vorerst befristet bis Juni 2019

Wir suchen ab sofort Unterstützung im Programm-Team als Co-KoordinatorIn für die re:publica 2019 in Berlin. Zunächst in Teilzeit und nach Absprache flexibel gestaltbar, in Richtung Veranstaltung wird sich die Arbeitszeit erhöhen. Die Stelle ist bis Ende Juni 2019 befristet mit Option auf Verlängerung. Gestalte die re:publica mit und werde Teil eines engagierten Teams

Über uns

Die re:publica in Berlin ist die größte Konferenz zu den Themen Digitalisierung und Gesellschaft in Europa. Gleichzeitig gehört die re:publica zu den weltweit außergewöhnlichsten Festivals für digitale Kultur. Seit ihren Anfängen 2007 mit 700 Blogger*innen hat sie sich zu einer internationalen Gesellschaftskonferenz mit zuletzt über 9.000 nationalen und internationalen Teilnehmer*innen (2017) aus allen gesellschaftlichen Bereichen entwickelt. Die 13. re:publica wird vom 6. bis 8. Mai 2019 in der STATION-Berlin stattfinden. Werde Teil der #rp19!

Die Arbeit im Programm-Team

Programm für die re:publica zu machen ist eine spannende und anspruchsvolle Aufgabe. Es ist das Herz jeder re:publica. Wochenlang feilen wir an großartigen Inhalten, die unsere Teams aus der Technik, Produktion, Redaktion und Design mit tollen Ideen bereichern und in die Realität umsetzen. Wir arbeiten eng zusammen, tauschen uns aus und sind diskussionsfreudig.

Jedes Jahr stellen wir ein Programm für bis zu 10.000 internationale Besucher*innen zusammen und nehmen dabei die Ansprüche von Aktivist*innen genauso ernst wie die der Big Player. Wir wollen mit unserem Programm neue Menschen begeistern und die alte Community wahren. Wir sind auf der Spur neuer Erkenntnisse und verlieren die politischen Entwicklungen vergangener Entscheidungen nicht aus dem Blick - wir stehen für Haltung, für Open Knowledge und Diversität. Wir wollen, dass sich alle Menschen bei uns mit unserem Programm wohlfühlen, begeistert sind und Neues lernen.… und on top nach all den lustigen und inspirierenden Programmpunkten am Ende eine tolle Party feiern.

Welche Bereiche du unterstützen wirst:

  • Assistenz der Programmleitung
    • Co-Koordination des Gesamtprogramms
    • Controlling von Timelines
    • Kommunikation mit den anderen Bereichen des re:publica-Teams
    • Dokumentation und Aufbereitung von Meetings
    • gegebenenfalls Recherche-Unterstützung
  • Sekretariat des Programmbüros
    • Allg Büroorganisation & administrative Aufgaben (Ablage, Rechnungen, Kalender, Onboarding neuer Teammitglieder, etc.)

Du brauchst dafür vor allem Begeisterung für Themen rund um das Internet & die digitale Gesellschaft. Die Stelle ist für Berufseinsteiger*innen geeignet.

Dein Profil

  • Affinität zu den Themen der re:publica, am besten warst du schon einmal da
  • Eine abgeschlossenes Studium, eine Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung, bspw. im Office Management oder in der (Veranstaltungs-)Koordination
  • erste Erfahrungen mit Content Management Systemen (Drupal 8)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse UND sehr gute Englischkenntnisse.
  • Sicherer Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen (vorzugsweise open office)
  • Enthusiasmus, zusammen eine positive Zukunft zu gestalten
  • Organisationstalent, genaues Arbeiten und ein Auge fürs Detail
  • Selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Teamfähigkeit und Kreativität
  • Engagement und Flexibilität

Das bieten wir dir

  • Mitarbeit an der spannendsten Konferenz für die digitale Gesellschaft
  • Ein großes Netzwerk und spannenden Kontakte
  • Eigene Teilprojekte unter deiner Verantwortung
  • Intensive Betreuung durch das Team und die Programmleitung
  • Ein Arbeitsumfeld mit engagierten Kolleg*innen und einem positiven Vibe
  • Flexible Arbeitszeiten

Als Teil eines engagierten Teams garantieren wir dir zahlreiche Einblicke hinter die Kulissen der re:publica Konferenz.

Wenn du mehr erfahren möchtest oder interessiert bist, schick uns deine Fragen oder gleich deine Bewerbung mit Lebenslauf sowie ein kurzes Anschreiben an Isabelle (jobs at re-publica.com). Wir bitten auf Angaben wie Alter, Familienstand sowie Bewerbungsfotos zu verzichten. 

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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